Eén van de klanten van Innoves startte in 2014 een project om de personeels- en verlofregistratie te migreren van SAP ECC naar de cloud. Twee opties werden overwogen: SAP SuccesFactors en Workday. Hoewel de cloud-oplossing van SAP een uitstekende keuze was geweest, verkoos de klant toch om Human Capital Management van Workday te gaan gebruiken.
Tekst: Bertil Goeree
Het plan was om in fase 1 de personeelsadministratie over te brengen naar de cloud. In fase 2 zou men zich richten op de verlofadministratie en het omzetten van diverse interfaces die nog in SAP HCM actief waren. Voor fase 1 was een periode van zes maanden uitgetrokken, ambitieus omdat de gemiddelde periode voor een dergelijke migratie 1-2 jaar is. En extra uitdagend omdat de migratie moest worden uitgevoerd voor alle 60 landen waar medewerkers actief waren. Maar na ruim zes maanden was de go-live een feit: alle benodigde HCM bedrijfsprocessen in Workday waren ingericht, dataconversie vanuit SAP was gerealiseerd en de interface vanuit Workday naar SAP voor de medewerkermutaties was actief. Een mooie prestatie van de klant, de Workday implementatie-partner en Innoves.
Realiseren van interfaces
De rol van Innoves was het realiseren van de interfaces tussen Workday en SAP en dan met name de inkomende en uitgaande datastroom aan de SAP-kant en het bepalen van de mapping tussen beide systemen. Medewerkergegevens in SAP waren nog steeds nodig voor de payroll en voor uitgaande interfaces naar externe applicaties.
Er zijn vier interfaces gebouwd van Workday naar SAP: formatieplaatsen, functies, organisaties en medewerkers, alle gebaseerd op mutaties in Workday. Omdat de organisatiestructuur in SAP niet meer van belang was, is Organizational Management (OM) in SAP gedeactiveerd. Zo kon de interface-logica worden vereenvoudigd. Voor het vastleggen van de manager van de medewerker is een infotype in SAP gecreëerd, zodat deze OM-functionaliteit kon worden vervangen. De gegevens worden dagelijks in IDoc-XML bestanden naar SAP verstuurd. Deze bestanden worden door standaard SAP omgezet in inkomende IDocs. Omdat HR-IDocs geen functionele controle kennen (ze werken rechtstreeks op de database), worden standaard SAP-functiebouwstenen gebruikt om de gegevens in SAP te verwerken. Op deze manier is de correctheid van de data in SAP gewaarborgd, kunnen functionele meldingen teruggekoppeld worden aan de gebruikers en worden tevens de voordelen van de IDoc-logging benut.
Voor de omgekeerde route, van SAP naar Workday, is één interface gebouwd; de maandelijkse PDF-loonstrook die als persoonlijk en beveiligd document in Workday aan de medewerker wordt gekoppeld.
Het migreren van de verlofadministratie
De planning voor fase 2 , met als doel het migreren van de verlofadministratie, was een stuk ruimer en deze fase is nog niet afgesloten. Het migreren van de verlofadministratie is gestart en een deel (Asia-Pacific) is inmiddels live. Dit is een complex onderdeel vanwege de vele verschillende regels per land, waarbij Azië nog relatief eenvoudig is vergeleken met de Europese landen en hun wetgeving. Omdat een deel van het verlof in externe applicaties wordt geregistreerd, moesten de interfaces tussen deze applicaties en SAP worden omgeleid naar Workday. Het voltooien van deze fase zal nog wel enige tijd kosten. De verlofadministratie voor de rest van de wereld staat nog op de planning en in SAP draaien nog veel – voornamelijk uitgaande – interfaces die moeten worden overgezet naar Workday.
Meer weten?
Ben je betrokken bij een SAP HCM-migratie naar de cloud en wil je meer weten over de rol en de mogelijkheden van interfacing? Ik praat er graag over verder. Neem contact op via bertil.goeree@innoves.nl of 078-612 17 54.