SAP werd lange tijd niet als een ‘sexy’ rapportagetool gezien. Eerst hadden we de list-output, wat er uitziet als printer-output op scherm. Later werd het al iets beter door gebruik te maken van ALV, wat ‘geavanceerde functies’ als sorteren en filteren met zich meebracht. 9 van de 10 keer wordt dit echter gevolgd door een copy-paste actie naar Excel, en wordt daarin de managementrapportage samengesteld door flitsende macro’s en slimme formules. Dit laatste is nu niet meer nodig! Een Open Source-oplossing biedt de mogelijkheid om Excel naadloos in SAP te integreren.
Tekst: Dirk Floor
Ondanks de geavanceerde pakketten als SAP BW wordt Excel in bijna elke organisatie intensief gebruikt. In de praktijk worden uitkomsten uit SAP handmatig in Excel gezet of gekopieerd, en vormen Excel-sheets vaak de backbone van de managementrapportages.
Flexibel versus betrouwbaar?
De flexibiliteit van Excel oefent daarbij een grote aantrekkingskracht op de gebruiker uit. Dit brengt echter wel nadelen met zich mee. Er wordt bijvoorbeeld een getal gekopieerd vanuit SAP, zonder dat duidelijk is welke context hierachter zit. Wat zegt dit getal? Stel, de brutowinst is 1 miljoen. Dan is het goed om te weten wat de definitie van brutowinst inhoudt, en op welke formules het bedrag gebaseerd is. Veel organisaties worstelen dan ook met het spanningsveld tussen de Excel-wens van de gebruiker en de betrouwbaarheid van SAP.
Twee ontwikkelingen op softwaregebied maken het nu echter mogelijk om de flexibiliteit van Excel te combineren met de robuustheid van SAP:
1. ABAP2XLSX als rapport generator
ABAP2XLSX is een opensource-oplossing. Hoewel de meeste mensen Open Source vooral kennen van Linux, zijn er zeker ook Open Source-oplossingen voor SAP-omgevingen. Deze worden niet door SAP ontwikkeld of officieel ondersteund, maar werken prima.
Met ABAP2XLSX kun je data direct vanuit SAP naar een Excel-bestand schrijven, zonder dat daarvoor Office geïnstalleerd moet zijn op de client of de server. Zo is het niet alleen mogelijk de data in een sheet te plaatsen, maar kun je ook de layout zoals kopjes en de celopmaak, formules en zelfs charts en grafieken laten genereren.
Dit werkt in de praktijk erg goed. Zo ben ik bezig om met ABAP2XLSX voor een organisatie een rapportage voor het vakantieoverzicht te maken. De data komen rechtstreeks vanuit SAP in de Excel-rapportage, die daarna flexibel gedeeld kan worden.
2. ABAP2XLSX als Excel-import tool
Excel blijft door gebruikers gebruikt worden vanwege zijn flexibiliteit en bekendheid. Dat is een realiteit. Met ABAP2XLSX kun je Excel direct in SAP laten inlezen. Daarbij is het niet langer noodzakelijk om Excel op de voorgrond te uploaden, maar kun je dit ook via een batch op de achtergrond laten draaien. Geen tussenstappen, zoals exporteren naar CSV, meer nodig !
Een programma genereert betere data
ABAP2XLSX geeft het bedrijf de mogelijkheid grip te krijgen op Excel, uitgaand van het principe dat je data beter en nauwkeuriger door een programma kunt laten genereren dan door een persoon. Een programma zal altijd op dezelfde manier, met dezelfde achterliggende logica de uitvoer genereren. Geen afhankelijkheid meer van die ene medewerker die zo handig is met Excel, maar onderhoudbare en gedocumenteerde code.
De beide werelden benutten
SAP en Excel hebben elk hun eigen voor-, maar ook nadelen. Met deze ontwikkelingen kun je de voordelen van zowel SAP als Excel benutten, precies daar waar ze het meest krachtig zijn. Bovendien verminder je door de integratie de nadelen van het gebruik van Excel, zoals versiebeheer en handmatig werk.
Kortom, SAP en Excel vullen elkaar steeds beter aan!