Informatiemanagement is steeds meer in opkomst. En terecht, want effectief informatiemanagement kan veel opleveren. Maar hoe richt je het eigenlijk goed in? 5 do’s en don’ts uit de praktijk.
Tekst: Marjo de Keizer
1. Niet alleen vanuit IT
Veel organisaties plaatsen informatiemanagement organisatorisch binnen IT. Deze keuze klinkt logisch, informatievoorziening wordt tenslotte grotendeels door IT ondersteund. Er ontstaat echter het risico dat het een IT-onderdeel wordt. Dit is het juist niet; informatiemanagement moet primair vanuit de businessbehoeften worden gevoed. Besturing vanuit de business units en de gebruikersorganisatie versterkt dit.
2. De informatiemanager is geen projectmanager
Vanuit informatiemanagement worden vaak projecten geïnitieerd, waardoor de informatiemanager makkelijk in de uitvoering van de projecten betrokken raakt. Het besturen van de projecten is echter een taak voor de projectmanager, niet van de informatiemanager. Deze heeft zeker een rol binnen het project; hij bewaakt de uitgezette lijnen en borgt dat de beoogde doelen gehaald worden. Door het onderscheid tussen projectmanagement en informatiemanagement zuiver te houden, voorkom je dat de onafhankelijke rol van de informatiemanager op tactisch en strategisch niveau in het gedrang komt.
3. Kijk vooruit, maar niet te ver.
Kies de juiste planningshorizon voor het informatieplan. Veel organisaties werken met een informatieplan van 5 jaar. Door de snelle omwikkelingen, zowel in de techniek en de business als in de maatschappij, kan 5 jaar een te lange horizon zijn. Beoordeel samen met de business wat een realistische horizon is. Hoe ver kun je gezamenlijk vooruit kijken?
4. Stel realistische doelen
De business moet in staat zijn om het informatieplan te implementeren. De techniek kan vaak sneller worden gerealiseerd dan de bijbehorende aanpassingen in de business kunnen worden doorgevoerd. Een ‘te’ ambitieus plan belandt vaak in de koelkast. Een realistisch plan daarentegen wordt in de praktijk een concreet plan waar je op kunt sturen.
5. Heldere rollen
Afhankelijk van de omvang van de organisatie is het zeker niet altijd haalbaar of noodzakelijk om een fulltime informatiemanager in te zetten. Vaak wordt de rol van parttime informatiemanager ingevuld door de IT-manager of de architect. Ook dan is het belangrijk om de rollen helder te maken; benoem altijd expliciet de rol van informatiemanager als je iemand hier verantwoordelijk voor maakt.
Goed ingericht informatiemanagement helpt de hele organisatie. Door het maken van zorgvuldige keuzes in lijn met de strategie en de businessdoelstellingen versterken IT en de business elkaar. Zo kan de organisatie juist en tijdig inspelen op actuele ontwikkelingen en innovaties.