Contractmanagement is meer dan alleen een contract afsluiten of een leverancier aansturen. Vanuit contractmanagement actief de behoefte van de business voorop stellen, zowel bij het afsluiten van het contract als gedurende de looptijd, zorgt ervoor dat de organisatie krijgt wat zij werkelijk nodig heeft.
Tekst: Peter van Leeuwen
Vergelijk het met je thuissituatie. Je hebt contracten en abonnementen voor verzekeringen, tijdschriften, telefonie, media en energie. Maar heb je op een rijtje welke contracten je echt nodig hebt? Als je bewust gaat kijken ontdek je verzekeringen die jaarlijks automatisch worden verlengd, maar niet meer relevant of dubbelop zijn. Je hebt ze ooit afgesloten, maar staat er niet meer bewust bij stil. In het bedrijfsleven is het niet anders.
Kostenbesparingen
Actief kijken naar de lopende contracten kan veel kosten besparen. De tijd nemen om contracten te inventariseren en deze vervolgens te stoppen of opnieuw te onderhandelen kan zelfs een kleine organisatie snel duizenden euro’s per maand opleveren.
Softwarelicenties zijn een goed voorbeeld voor zowel kleine als grote organisaties. Worden alle licenties daadwerkelijk nog gebruikt? Zijn de supportcontracten echt nog nodig? En hoe staat het met het beheer van ‘oude’ applicaties; zijn er nog lopende SLA’s (Service Level Agreements) voor software die niet of nauwelijks meer gebruikt wordt?
Ook het terugbrengen van het aantal leveranciers bespaart kosten. Een grote gemeente heeft al snel duizenden leveranciers. Terugbrengen naar een beperkt aantal voorkeursleveranciers levert veel efficiency- en schaalvoordelen op.
Bewuste keuzes
Bij de aanschaf van een nieuwe fiets kun je een verzekering afsluiten voor het geval hij gestolen wordt, bij een nieuwe wasmachine kun je de garantieperiode verlengen. Maar hoe vaak is je fiets de afgelopen jaren gestolen, hoe groot is dat risico echt? En hoeveel extra zekerheid geeft zo’n verlengde garantieperiode? Het zijn afwegingen, waarbij je de kosten afweegt tegen het risico.
De inhoud van het contract moet in lijn zijn met de behoefte van de business. In veel contracten worden afspraken gemaakt over KPI’s en bonus/malus bij geleverde prestaties. Is dat echt om het risico voor de business te beperken? Of alleen om de leverancier ‘scherp’ te houden? Alle tijdsbesteding van de leverancier voor het bewaken, meten en rapporteren van de KPI’s maken het contract duurder. En alle vergaderingen om ze te bespreken kosten tijd en geld. Heeft de business die KPI’s echt nodig? Of zou ze beter geholpen zijn met een capaciteitscontract om de juiste kennis en kunde op het gewenste moment beschikbaar te hebben? Ga uit van wat de business echt nodig heeft en pas het contractmodel daarop aan.
Wat werkt in de werkelijkheid?
Actief contractmanagement betekent niet alleen een afweging van risico’s en kosten, maar vooral bewust kijken naar de huidige bedrijfssituatie. De vraag ‘missen we diensten die we nodig hebben?’ is even belangrijk als de vraag ‘staan er diensten in het contract die we niet (meer) nodig hebben?’
Het is daarbij niet noodzakelijk om een fulltime functie in te richten voor contractmanagement. Gericht en bewust met de materie omgaan is waar het om draait.
Goed contractmanagement sluit aan bij de operationele praktijk, geeft antwoord op de vraag wat de business werkelijk nodig heeft en zorgt voor contracten die de business werkelijk ondersteunen. Niet alleen tijdens het afsluiten, maar met name tijdens de looptijd van het contract.