Bij het inrichten van contractmanagement komt meer kijken dan slechts het op orde brengen van het contractdossier. Zeven tips voor de voorbereiding en inrichting van effectief contractmanagement.
Auteur: Kees van der Westen
1. Onderken het belang van contractmanagement
Contracten worden steeds omvangrijker – in aantal en in omvang – en complexer. Als effectiviteit en efficiency in de uitnutting van contracten gewenst is, ontstaat de vraag naar een methodische aanpak van contractmanagement.
Vaak wordt hierbij de vraag gesteld wat goed contractmanagement oplevert voor de organisatie; wat is de business case? Een algemeen geldend antwoord is hierop niet te geven, maar onderzoek toont overduidelijk aan dat investeringen in contractmanagement lonen. Contractmanagement levert:
- meer grip op de kwaliteit van de dienstverlening
- besparing op kosten, of ‘meer waarde voor hetzelfde geld’
2. Definieer het contractmanagementproces.
Dit spreekt voor zich. Een goede, complete definitie van het proces is essentieel voor een geslaagde implementatie.
3. Zorg voor eigenaarschap van het proces.
Contractmanagement is onderdeel van het totale contractlevenscyclus-proces. Wie is de eigenaar van het proces? Dus wie bepaalt de beschrijving van contractmanagement, wie is bevoegd om deze beschrijving aan te passen en wie heeft de verantwoordelijkheid om alle relevante functionarissen hierover in te lichten? En wie toetst het gebruik van het proces.
4. Zorg voor eigenaarschap van het contract.
Naast het borgen van het eigenaarschap van het proces, is ook het borgen van het eigenaarschap van het contract van belang. Wie is bevoegd om de verplichting met de wederpartij aan te gaan? Dit is de procuratie-rol. En wie is verantwoordelijk voor de acceptatie van afwijkingen in de uitvoering en de eventueel daarmee gepaard gaande contractuele aanpassingen? Deze laatste is de eigenaar van het contract.
5.Leg contracten eenduidige en centraal vast
Goed centraal georganiseerd contractbeheer is essentieel omdat hiermee op een eenduidige wijze contractdossiers worden vastgelegd en onderhouden. Dit is de basis voor de overdraagbaarheid van dossiers en maakt het mogelijk om gericht risicomanagement op contracten uit te voeren. Waar wordt de eenduidige centrale vastlegging van contracten belegd?
6. Kies voor een juiste positionering van de contractmanager.
Wat is nodig aan kennis van te contracteren diensten? Welke kennis van de organisatie is vereist om juist die contracten aan te gaan die voor de organisatie van belang zijn? Deze kenmerken bepalen in grote mate de plaats van de contractmanager in de organisatie. Hierin zijn verschillende keuzes mogelijk, afhankelijk van de situatie. Zo kun je ervoor kiezen om contractmanagement in de business onder te brengen, maar onderbrengen bij inkoop of als eigen afdeling naast inkoop zijn ook mogelijkheden.
7. Vraag om managementcommitment.
Contractmanagement raakt veel verschillende onderdelen van de organisatie. Commitment vanuit het management is essentieel voor een effectieve uitvoering in de praktijk.
‘Meer waarde voor hetzelfde geld’
Goed contractmanagement is gebaat bij een goede voorbereiding vooraf. Bovenstaande zeven tips helpen je om contractmanagement zo effectief mogelijk binnen jouw organisatie in te zetten. Zo haal je meer waarde uit je contracten.